Што треба да очекуваат претпоставениот и асистентот еден од друг?

Добриот асистент е „лицето“ на компанијата пред јавноста. Ова прави стилот и начинот на кој асистентот ја претставува компанијата да ги рефлектира и оние на претпоставениот во однос на услугата кон клиентите, вредностите, работната етика и сл.

Подолу е наведен преглед на вообичаените карактеристики, вештини и знаење кои претпоставениот очекува асистентот да ги поседува.

Тој треба:

1. Да демонстрира одлични меѓучовечки и комуникациски вештини со претпоставениот, со клиентите, вработените од сите нивоа, било да се работи за комуникација “лице во лице“, преку телефон или преку меил.
2. Да биде чесен, доверлив и лојален
3. Да биде целосно посветен на правилно извршување на работата најдобро што може
4. Да има способност да го разбере стилот на размислување и менаџирање на претпоставениот, за да биде во состојба да носи одреден тип на одлуки без да ги проверува со претпоставениот
5. Да употребува вештини на активно слушање (асистентот често е единствениот на кој претпоставениот му верува!)
6. Да чувствува одговорност, да биде проактивен, да ги предвидува проблемите и да прави обиди да ги реши
7. Да биде смирен и ефективен за време на многу голем обем на работа при кратки временски рокови
8. Да биде полн со енергија и ентузијазам
9. Да биде организиран и со флексибилен став
10. Да биде убедителен и со аргументирани ставови
11. Да превземе поголема одговорност кога случувањата го бараат тоа
12. Да покаже емпатија и поддршка
13. Да биде тимски играч - да помага на другите и ефективно да делегира
14. Да има разбирање кога претпоставениот прави грешки и да не биде негативно настроен
15. Взаемно да се поттикнуваат и да разменуваат идеи
16. Да има сенс за хумор
    
    

Што се однесува до претпоставениот, важно е тој јасно да ги пренесе своите очекувања од асистентот.

Кога се кажуваат очекувањата, претпоставениот треба да биде што е можно поконцизен бидејќи двосмисленоста може да предизвика недоразбирања, грешки и потфрлања.

Очекувањата во врска со вработените и нивните сопствени очекувања се клучните фактори за тоа колку добро вработените ќе ги извршуваат работите:

1. Претпоставените имаат очекувања во врска со асистентите и ги пренесуваат овие очекувања свесно и потсвесно.
2. Асистентите свесно и подсвесно ги перцепираат очекувањата на претпоставените.
3. Асистентите ги извршуваат работите на начин кој е конзистентен со очекувањата на претпоставениот. Кога тој има високи очекувања, тоа ги поттикнува асистентите да ја зголемат својата самодоверба, а со тоа и самопочитта. Во такви услови, асистентите веруваат дека можат да успеат и нивната перформанса се подига до нивото на нивните и очекувањата на претпоставените.
   
   

„Себеисполнувачко пророштво“ означува дека мислењето на вработените во врска со нивната способност и нивните очекувања во врска со нивната перформанса значајно ја условува перформансата.

Луѓето што мислат дека можат добро да сработат нешто, најверојатно ќе успеат во тоа доколку имаат верба во себе и се спремни напорно да работат. Последователно, било кое однесување кое претпоставениот го применува за да влијае позитивно на чувствата за сопствена вредност на асистентот, ќе ја унапреди перформансата на истиот тој асистент.

Автор: Теодор Алексов (Македонија),

еден од најдокажаните тренери за личен развој и корпоративни комуникации, говорник на Втората конференција за извршни асистенти, офис менаџери и деловни координатори во организација на Triple S Group